幹事さん必見!日程調整が簡単になる「調整さん」のススメ

みなさま、こんにちは!
2017年も12月に突入です。いよいよ年の瀬ですね!!
年の瀬といえば…そう!忘年会のシーズンがやってまいりました。

幹事さんに任命された方、心中お察しいたします。
暑気払いなんかよりずっと日程調整が大変な忘年会…あちらがOKならばこちらはNG、こっちを調整すればあっちがダメに…あれ?あの人の予定どうなんだっけ??

そして迫り来る年内最終出勤日、非情にもいい感じのお店はどんどん埋まっていきます…

今日は、そんな幹事さんのお仕事をちょっとだけ楽にするツールをご紹介しますっ!!

その名も調整さん!

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これさえあれば、面倒な日程調整がぐっと簡単になるんです☆

え?今更??知ってるよ!って方は、このブログはここまででOKです(泣)
え~知らなかった!!という方、早速使い方をレクチャーいたしますっ

…といっても、「30秒でつくれる!カンタン出欠表」がキャッチコピーなので、あっという間に終わっちゃいますよ~

STEP.1 日程調整を行うイベントの情報を入力する

まずはこちらにアクセスし、ページ下部の入力欄に必要な情報を入力していきます。

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メモ欄には入力の締め切りを入れておくと解りやすいです。会場が決まっている場合は会場情報を載せておくのもいいですね。
※日本社会においては、締め切りまでに回答をいただけない方が一定数存在します。ここは大人の知恵として、2~3日の猶予を見込んで締め切り日を設定しておく方がベターかと。

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候補日程を入力します。手入力も可能ですが、右手に表示されているカレンダーの日付をクリックすると、日付と曜日が自動的に入力されます。この場合、開始時間は19:00~で統一されてしまいますので、別の時間を設定する際には、手入力で時間の修正を行います。

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入力が完了したら、「出欠表をつくる」ボタンをクリック!これだけで、イベントの作成は完了です。

STEP.2 参加予定者に日程調整の呼びかけを行う

STEP.1の最後に表示された「出欠表をつくる」ボタンを押すと、以下のような画面が表示されます。

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ここに表示されているURLが、今回作成したイベントの日程調整用のURLになります。
このURLをコピーし、メールやLINE、掲示板などで参加予定の方々へのご挨拶とともに、出欠の回答の依頼を行います。

【番外編】出欠の入力の仕方について

ここでは、URLの参照を受け取った参加予定者の操作方法をご案内します。

まず、幹事さんから送られてきたURLを元に、イベントページを開きます。

chouseisan-6※この段階ではまだ、誰も出欠回答をしていない画面が表示されています

ページ下部にある「出欠を入力する」というボタンをクリックすると、以下のような画面が表示されます。

chouseisan-7のコピー

表示名を入力し(ここでは例としてハンドルネームを使用しましたが、普通の大人であれば氏名を記入するのが一般的でしょうね)、候補日程への参加の可否を〇△×で回答します。△に明確な定義がない場合には、〇×で回答する方が幹事さんには親切です。意図あって△を選択する場合には、コメント欄で捕捉しておくのも良いでしょう。

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すべての入力が完了したら、「入力する」ボタンをクリック!これで出欠の回答は完了です。

3分以内でできちゃいますね!

STEP.3 回答の集計を確認する

さて、出欠回答の締め切り日になりました!
STEP.1で作成したイベントページにアクセスをして、出欠を確認してみましょう。

chouseisan-5

さてさて…結果はいかに!!!?

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「中の人」の入力に続き、山田さん、鈴木さん、佐藤さんが回答をしてくださいました!
黄緑で色掛けされている日程が「〇が最多=参加可能者が一番多い」となります。とってもわかりやすいです!

ここで、一度確認してください。回答者は幹事さんが連絡した全員が揃っていますか?
「調整さん」には未回答の人を確認するような機能はないので、この部分だけは幹事さんが確認することになります。
もしもURLを連絡していたのに、回答がされていない場合は、個別に催促を行いましょう(ここで、当初見込んだ猶予時間が生きてくるわけですね)。

回答一覧を別途管理する場合には、右下にある「出欠表をダウンロードする」というボタンをクリックすれば、CSV形式でダウンロードをすることも可能です。

chouseisan-8 のコピー

まとめ

いかがでしたか?
とっても使いやすい「調整さん」、こだまシステムではイベントの日程調整の定番として使用しています。
一度使ってみると「今まで苦労はなんだったんだ!!」というくらいの衝撃を受けますので、公私問わずに是非お試しくださいね。

何かと忙しい年の瀬、幹事任されちゃったぁ~とお困りの貴方の、少しでもお役に立てれば幸いです♪

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中の人

中の人

元祖こだまブロガー。こだまブログの執筆は、社長に次ぐ古参。入社当初は独身であったが、いつのまにやら結婚&出産ののち、現在一児の母。

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